Rol GPI 10.004 – Nele consta que a instituição precisa de um sistema de gestão de documentos, gostaria de saber se uma planilha em Excel pode ser considerado um sistema de gestão de documentos ou realmente precisa ser um sistema de gestão de documentos? se sim, existem alguns que a SBP recomenda?

O termo “sistema” indicado no requisito não se refere de forma literal à necessidade de um sistema informatizado, contemplando as atividades relacionadas à documentação física.

Em verdade, o termo “sistema”, no requisito, se refere à sistemática que a Instituição utiliza para o controle das atividades relacionadas à documentação física que acompanha as ações de qualidade, visando a conformidade dos documentos essenciais ao cumprimento do compliance, como procedimentos operacionais e instruções de trabalho, documentos que norteiam a gestão administrativa e da qualidade; tanto para elaboração, catalogação, revisão e controle.

A metodologia aplicada para a execução será determinada pela alta administração da instituição, em conjunto com gestão da qualidade. O controle bruto, onde irão figurar os documentos catalogados e suas propriedades, como interfaces, responsáveis pela elaboração, aprovação e cancelamento, data de revisão, versão vigente, situação, conformidade e controle de cópias, poderá, sim estar disposto em planilha, como por exemplo uma planilha de excel. A planilha englobará o conjunto de documentos de gestão da qualidade, de forma hierárquica.

As interfaces documentais, acesso e operação da planilha de controle de documentos deverá constar em procedimento documentado. Sua finalidade como ferramenta de controle e de gestão deverá estar atrelada ao sistema da qualidade e descrita no manual da qualidade.